Дорогие участники выставок, наши партнеры и друзья!
Мы предлагаем Вам свою помощь для успешного достижения Вашей цели участия в выставке. Это руководство участника поможет Вам наилучшим образом спланировать свою работу и получить максимальный эффект от выставки. По всем вопросам во время подготовки к выставке, пожалуйста, обращайтесь к организаторам.
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ:
Международный выставочный центр, Броварской пр-т, 15, Киев, Украина.
Крупнейший в Украине современный выставочный комплекс мирового класса для организации международных выставочных форумов, конгрессов, презентаций и культурно-художественных шоу.
Для получения всей необходимой информации об условиях участия в выставке, рекламных возможностях, заказе выставочной площади, необходимого оборудования на стенд, а также любым организационным вопросам Вы можете связываться с сотрудниками нашей компании по телефону или написать на e-mail.
Для участия в выставке необходимо:
| Подати заявку на участь електронною поштою або заповнити форму форму онлайн-реєстрації на сайті виставки в розділі Участникам | до 20 вересня 2023 |
| Замовити стенд | до 20 вересня 2023 |
| Внести передплату в розмірі 30% від всієї суми* | 14 днів від дня виставлення рахунку-фактури. |
| Заключити договір на участь у Виставці | у день виставлення рахунку |
| Надати інформацію в каталог | до 21 вересня 2023 |
| Замовити на стенд додаткове обладнання, якщо необхідне | до 21 вересня 2023 |
| Повністю оплатити участь у виставці | до 21 вересня 2023 |
* если в течение 2-х недель со дня выставления счета-фактуры предоплата не поступает, бронирование стенда и счет аннулируется.
Первый шаг взаимодействия участника и организаторов при подготовке к выставке – это правильный выбор стенда.
ВЫСТАВОЧНЫЕ СТЕНДЫ
При заказе выставочной площади – стенда возможны варианты:
• Оборудованный выставочный стенд — площадь, огражденная специальными выставочными конструкциями, включает в себя фризовую надпись, ковровое покрытие, 1 стол, 2 стула, спот-лампу, электрическую розетку, корзину для мусора.
• Необорудованная выставочная площадь — территория в зале, предоставляемая организатором под строительство индивидуальных стендов. Она без стендовых конструкций, коврового покрытия, фризовой надписи, подключения к электричеству и мебели.
По расположению относительно проходов выставочный стенд может быть:
| Линейный стенд. Расположен в ряду с соседними стендами, для осмотра экспозиции открыта одна сторона. | Угловой стенд. Расположен в углу блока – открыто две стороны. | Стенд полуостров. Открыты три стороны для осмотра экспозиции. |
 |
 |
 |
Ваш стенд, независимо от его размещения (является он угловым или находится в ряду), нужно сделать заметным и привлекательным для посетителей, а также максимально информативным и удобным для Вашей работы.
Необходимо, чтобы Ваша продукция была видна потоку посетителей, обзор не должен закрываться человеком, который работает на стенде, оборудованием и т.д.
Очень хорошо, когда на стенде есть “фишка” – экспонат, который предположительно привлечет внимание посетителей.
Чрезмерное обилие продукции на стенде так же плохо, как и ее недостаток.
Освещение экспонатов на стенде лишним не бывает – яркий свет всегда привлекает к себе внимание.
Расположение стенда на плане выставочного зала
Выбор места, размеров, типа и вида выставочного стенда зависит от целей участия. Мы, как организаторы, всегда с радостью поможем Вам с выбором. Конечно, об этом нужно позаботиться заранее, ведь за месяц до начала выставки шансов забронировать желаемое место меньше.
Место размещения стенда участника выставки определяется на усмотрение организатора, учитывая Ваши пожелания. Приоритет в выборе выставочных площадей предоставляется в зависимости от даты получения заявки на участие в выставке и заказываемой площади. Номера стендов на плане выставки могут меняться, точный номер Вашего стенда будет известен за 5 дней до начала выставки.
До выставки согласуйте с организаторами параметры стенда и спланируйте размещение Вашей продукции и рекламных материалов. Позаботьтесь о наличии, либо закажите необходимое дополнительное оборудование. Это облегчит Вам оформление стенда и размещение продукции в день заезда на выставку.
Дополнительное оборудование
Вы можете заказать на свою выставочную площадь дополнительное оборудование и конструкции.
Обращаем Ваше внимание на то, что в день заезда и во время работы выставки дополнительное оборудование, которое не было заказано предварительно, предоставляется на стенд по мере выполнения предыдущих заказов и его сборки. Поэтому время ожидания оборудования может составлять от 30 минут до 2,5 часов. Просим Вас заранее продумывать размещение Вашей экспозиции и необходимость дополнительной мебели, розеток, крючков и т.д. И все необходимое оборудование заказать заблаговременно!
По вопросам информации о заказе дополнительного оборудование, всем техническим вопросам и для получения прайс-листа на доп. оборудование обращайтесь к организаторам выставки.
Подготовка информационного и рекламного раздаточного материала
Уточните у организаторов прогнозируемое количество участников и посетителей выставки. Заранее подготовьте необходимое количество рекламных листовок, визиток, прайсов. Квалифицированные организаторы открыто предоставляют следующую информацию о выставке: статистические показатели количества, а также состава посетителей и участников, динамику роста выставки, направление интересов потенциальных клиентов. Поэтому при выборе мероприятия обратите внимание на статистику выставки за прошедшие годы.
МАРКЕТИНГОВЫЕ УСЛУГИ И РЕКЛАМНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Организатор выставки предлагает Вам воспользоваться дополнительной возможностью продвижения Вашей компании с использованием различных рекламных ресурсов:
• размещение новости — анонса компании-участника выставки на сайте и в группах в соц.сетях — бесплатная услуга для всех участников выставки;
❗ Не забывайте! Мы всегда анонсируем участие компаний на своем сайте и в соцсетях – обязательно присылайте Ваш анонс, новость, презентацию Вашего участия в выставке, рекламные фотографии, предложения о сотрудничестве, новинки, конкурсы, акции во время выставки и т.д. Анонсы необходимо отправить до 20 февраля.
• размещение рекламного макета в печатном каталоге, логотип на схеме выставки;
• рассылка Вашего анонса (адресная с фактическими пригласительными и электронная) по собственной базе организатора;
• аудиореклама во время выставки.
Уточните у своего менеджера о дополнительной рекламе в каталоге, возможностях рассылки, аудиорекламе на выставке и прочее.
Вы можете воспользоваться партнерским предложениями от организаторов выставки
Партнерский пакет — это рекламная возможность, которая позволяет заявить о себе, как о ключевой компании сферы и усиливает маркетинговый эффект от участия. Партнерская информационная кампания увеличивает интерес гостей выставки, количество посетителей на стенд и внимание к компании-партнеру со стороны потенциальных клиентов.
Организаторы выставки, учитывая Ваши пожелания, готовы разработать и предложить Вам индивидуальный пакет дополнительных рекламных возможностей! По вопросу всех рекламных опций и стоимости партнерских пакетов Вы можете обратиться к организаторам выставки.
Деловые мероприятия на выставке
Эффективной возможностью привлечения дополнительного внимания к Вашей продукции, торговой марке является проведение презентаций, семинаров и мастер-классов от Вашей компании во время выставки. Мы готовы предоставить Вам площадку и анонсировать событие до и во время выставки.
❗ Взаимодействуйте с организаторами, ведь наша общая цель – максимально эффективное участие каждого экспонента.
После того как Вы определились с типом площади, ее размером, необходимостью заказа дополнительного оборудования и маркетинговых услуг, проведения деловых мероприятий в рамках выставки — Вам нужно подать заявку на участие в выставке (не позже 16 февраля 2022 года).
Для этого Вам необходимо либо заполнить онлайн заявку на сайте выставки, либо обратится в оргкомитет с запросом на участие. После чего максимально точно заполнить заявку и отправить на электронную почту.
После подачи Вашей заявки Вы заключаете с компанией-организатором договор. Вам будет выставлен счет, который включает в себя:
1. Регистрационный взнос, который является обязательным платежом для всех участников, выбравших как оборудованную, так и необорудованную выставочную площадь. Сумма регистрационного взноса одинакова для всех участников соответствующего сектора выставки, она не зависит от размеров арендуемой площади и включает в себя: общие организационные расходы, расходы на рекламную кампанию выставки, охрану, уборку общей площади (коридоры между стендами), изготовление бейджей, пригласительных билетов, выпуск официального каталога выставки, дипломов и пр., размещение информации об участнике в каталоге.
2. Сумму аренды оборудованной либо необорудованной выставочной площади согласно Вашей заявке.
3. Стоимость необходимого Вам дополнительного оборудования и заказанных Вашей компанией маркетинговых услуг.
После обработки заявки Вам будет отправлен договор, подписанный со стороны организаторов. Подпишите его, пожалуйста, и отправьте организаторам выставки или передайте его во время заезда на выставку. Если Вы не получили договор, просим сообщить об этом Вашему менеджеру.
Обращаем Ваше внимание! Аккредитация участников в день заезда осуществляется по наличию заключенного договора и полной оплаты.
Срок оплаты
Для резерва стенда нужно оплатить 30% от суммы не позднее 14-ти дней после выставления организатором счета. Если в течение 2-х недель со дня выставления счета-фактуры предоплата не поступает – бронирование стенда и счет аннулируются.
Оплата полной стоимости участия в выставке должна быть осуществлена в полном объеме не позднее 21 февраля 2022 года. Место на выставке будет закреплено за участником при условии получения оплаты в полном объеме.
Все платежи должны осуществляется банковским переводом на счет организатора. Все расходы, связанные с банковскими переводами, оплачиваются за счет участника выставки — организатор не несет никаких расходов, связанных с банковскими переводами.
Порядок подачи информации в каталог выставки
Для издания официального каталога участники подают информацию, которая должна включать:
• название компании;
• адрес, телефон, е-mail;
• краткую информацию об основных направлениях деятельности предприятия.
Срок подачи информации в каталог до 20.02.2022 г.
РАБОТА С КЛИЕНТАМИ ДО ВЫСТАВКИ
Участие в выставке – это масса возможностей. Прежде всего — знакомства, полезные контакты, опыт и новые горизонты для увеличения продаж и развития бизнеса. Максимально эффективное участие в выставке может обеспечить исключительно совместная работа организаторов и экспонентов. Нужно помнить, что Ваш стенд на выставке — это Ваш выездной офис и шоу-рум. Тактильное восприятие продукции и личный контакт увеличивает доверие к продавцу, соответственно подталкивает к сотрудничеству или совершению покупки. Поэтому перед любой выставкой целесообразно пригласить на стенд своих собственных, действующих и потенциальных клиентов. Выставка это прекрасный повод напомнить о себе и встретиться с ними.
❗ Отправьте персональное письмо каждому своему клиенту с приглашением посетить Ваш стенд во время выставки.
❗ Сделайте сертификат, который Ваш клиент сможет обменять на скидку или подарок на Вашем стенде.
❗ Перед выставкой увеличьте свою активность в соцсетях, размещайте больше вовлекающего контента и не забудьте пригласить клиентов посетить Ваш стенд на выставке.
❗ Обновите всю информацию о Вашей компании, продукции, торговой марке на сайте и в соцсетях. Познакомившись с Вами на выставке, клиенты найдут Вас в интернете и продолжат формировать свое мнение о Вашем бренде и продукции.
МОНТАЖ ВЫСТАВКИ
Заезд участников выставки осуществляется за день до начала выставки (1 марта 2022 с 12.00 до 21.00.) Если габариты Вашей продукции позволяют ручную разгрузку, Вы можете воспользоваться входом в павильон. Это ускорит процесс заезда. Если у Вас тяжелое оборудование и продукция, Вы можете воспользоваться тележкой, предоставляемой участникам. В таком случае заезд происходит через грузовые ворота после регистрации и получения бейджей у администрации на стойке регистрации. В случае необходимости использования роклы — закажите услугу у организатора.
Экспонент принимает свой стенд у организатора с заказанным оборудованием. Каждый участник самостоятельно размещает свои выставочные экспонаты. При этом нежелательно использовать материалы, загрязняющие выставочное оборудование (скотч, клей и т.п.). Запрещено механическое воздействие на металлические конструкции и панели выставочного оборудования. При нанесении повреждений с участника взимается полная стоимость поврежденного элемента. Крепление разрешено только на сетки, крючки и т.д., которые монтируются путем подвеса за верхнюю часть панели.
❗ Обращаем Ваше внимание, что в день заезда в связи с особенностями процесса монтажа выставки на территории павильона могут находиться только совершенолетние.
При осуществлении любых монтажных и демонтажных работ на стенде просим Вас обеспечить Ваших сотрудников, которые их проводят, касками и контролировать использование этих средств личного средства Вашими застройщиками.
Заказ любых дополнительных услуг во время монтажа-демонтажа, а также во время проведения выставки осуществляется только в оргкомитете. Установка заказанного оборудования осуществляется после оплаты в порядке очереди заказа.
Под охрану стенды и размещенные на них экспонаты принимаются 1 марта с 21:00 до 21:45. Сдача стендов под охрану обязательна. Если участник оставляет стенд ранее указанного времени, охрана и оргкомитет не несут ответственность за сохранность имущества участника.
ДОСТУП НА ВЫСТАВКУ
1 марта с 12.00 до 21.00 на стойке регистрации в павильоне 4А будут выдаваться бейджи участников.
Бейдж является официальным документом для беспрепятственного входа участникам на время проведения выставки с 2 по 5 марта 2022 года. Количество бейджей, выданных каждому участнику, соответствует количеству, которое было указано в заявке. Если в заявке не было указано необходимое количество бейджей на компанию, будет выдано стандартное количество 2 бейджа на каждые 6 кв. метров.
Вход на выставку для гостей и посетителей будет осуществляться либо по пригласительным, либо по билетам на выставку, которые можно приобрести в билетной кассе при входе в выставочный зал во все дни выставки.
РАБОТА НА ВЫСТАВКЕ
• Сделайте свой стенд гостеприимным и открытым — каждый посетитель заслуживает внимания и вежливого приветствия. Дайте посетителю осмотреться (5-10 секунд), а затем деликатно начните общение. Помните, что посетителю всегда легче завязать разговор с человеком, который, так же как и он, стоит. Пользуйтесь чувством юмора 😄.
Экспоненту необходимо обеспечить достаточно места на своем стенде для демонстрации экспозиции, распространения рекламных материалов и работы с посетителями. Кроме того, организовать работу своей экспозиции таким образом, чтобы не создавать препятствий в проходах для свободного движения потока посетителей, а также соблюдать права других экспонентов и посетителей. Размещение экспонатов и рекламной продукции участнику разрешено исключительно в пределах своего выставочного стенда, согласно правилам пожарной безопасности.
• Старайтесь не только рассказать о Ваших товарах, а дайте возможность посетителю познакомиться с вашим товаром поближе, побыть в роли эксперта. Отмечайте часто задаваемые вопросы и в дальнейшем включайте эту информацию в свою презентацию об особенностях товара. Также используйте эту обратную связь для дальнейшего развития, улучшения качества, расширения ассортимента продукции.
• Устраивайте конкурсы, лотереи и розыгрыши. Это поможет Вам привлечь к своему стенду больше внимания посетителей и выглядеть выигрышно на фоне конкурентов.
• Соберите контакты как у посетителей стенда, так и у других участников.
• Следите за программой выставки, посещайте семинары и общайтесь с большим количеством людей на выставке. Это увеличит Ваши шансы найти потенциальных клиентов.
• Во время выставки не забудьте зачекиниться на мероприятии. Следите за хэштегом выставки в соцсетях и периодически размещайте свою информацию с тем же хэштегом. Мотивируйте посетителей также фотографироваться и чекиниться у Вас на стенде, поощряйте их приятными сюрпризами.
Питание
Во время выставки на территории Международного выставочного центра работают кафе и бары. Кроме того, Вы можете заказать себе питание в любой службе доставки, Ваш заказ доставят Вам до дверей выставочного комплекса.
Интернет
В дни проведения выставки Вы можете воспользоваться интернетом в офисе организаторов в павильоне. Для этого обратитесь к Вашему менеджеру на выставке. Если Вам необходим интернет на стенд, мы рекомендуем использовать модем для мобильного интернета. Также Вы можете заказать подключение персональной проводной точки доступа к интернету на стенде. Стоимость услуги подключения к сети интернет указана в заявке на сайте выставки. Дата подачи заявки на подключение интернета — до 21 февраля.
Уборка
Ежедневно, перед началом работы выставки, будет проводиться уборка проходов между стендами. Индивидуальную уборку стенда Вы можете заказать отдельно до начала выставки, указав это в заявке.
Охрана
Во время работы выставки охрана заступает на дежурство с 19.00 до 20:00 — 28, 29 вересня. Выставочные стенды принимаются под охрану согласно порядку их размещения в выставочном павильоне. Ночью охрана будет дежурить во все дни проведения выставки.
Охрана снимается ежедневно – 28 вересня о 9:00, 29-30 вересня о 9:30. В это же время двери павильона будут открываться для участников. После этого времени участникам выставки необходимо самостоятельно позаботиться о сохранности своих вещей и экспозиции на стендах.
Обращаем Ваше внимание, что реклама и размещение рекламных материалов выставочных мероприятий и компаний, не принимающих непосредственного участия в данной выставке в пределах всего выставочного пространства категорически запрещена.
Парковка
Разрешен в день заезда и проведения выставки свободный въезд и парковка автомобилей участников на территорию международного выставочного комплекса.
Демонтаж выставки
В последний день проведения выставки все работы, связанные с демонтажом стенда (доставка на стенд тары, упаковки, а также вывоз экспонатов и оборудования), не допускаются до начала демонтажа экспозиции 5 марта в 18.00. Предварительный вывоз экспозиции (до официального закрытия выставки) согласовывается с организатором не менее чем за 7 календарных дней до начала работы выставки, при этом указываются причины. Согласование с организаторами подтверждается письменным разрешением организатора. По окончанию выставки участник сдает все конструкции и оборудование стенда в исправном состоянии.
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ВЫСТАВКИ
| 27.09.2023 (середа) | 12.00 – 20.00 | Оформлення експозиції |
| 20.00 – 21.00 | Передача стенда під охорону | |
| 28.09.2023 (четвер) | 09.00 | Зняття з охорони |
| 10.00 – 19.00 | Робота виставки | |
| 19.00 – 20.00 | Передача стенда під охорону | |
| 29.09.2023 (п’ятниця) | 09.30 | Зняття з охорони |
| 10.00 – 19.00 | Робота виставки | |
| 19.00 – 20.00 | Передача стенда під охорону | |
| 30.09.2023 (субота) | 09.30 | Зняття з охорони |
| 10.00 – 18.00 | Робота виставки | |
| 18.00 – 20.00 | Демонтаж, вивезення експозиції | |
Для регистрации перейдите на сайт интересующей Вас выставки, нажав на баннер ниже.
