Logo-UA-Podium-rus-ukr-engl

Дорогі учасники виставок, наші партнери та друзі!

Ми пропонуємо Вам свою допомогу для успішного досягнення Вашої мети участі у виставці. Ці рекомендації учаснику допоможуть Вам найкращим чином спланувати свою роботу й отримати максимальний ефект від виставки. З усих питань під час підготовки до виставки, будь ласка, звертайтеся до організаторів.

МІСЦЕ ПРОВЕДЕННЯ ВИСТАВКИ:

Міжнародний виставковий центр, Броварський пр-т, 15, Київ, Україна.

Найбільший в Україні сучасний виставковий комплекс світового класу для організації міжнародних виставкових форумів, конгресів, презентацій та культурно-художніх шоу.

IEC

Для отримання всієї необхідної інформації про умови участі у виставці, рекламні можливості, замовлення виставкової площі, необхідного обладнання на стенд, а також будь-яких організаційних питань Ви можете зв’язатися зі співробітниками нашої компанії за телефоном або написати на e-mail.

Для участі у виставці необхідно: 

 

Подати заявку на участь по електронній пошті або заповнити форму онлайн-реєстрації на сайті виставки в розділі Учасникам до 11 вересня 2018 р.
Забронювати стенд до 11 вересня 2018 р.
Внести передоплату у розмірі 30% від всієї суми* 14 днів з дня виставлення рахунку-фактури
Укласти договір про участь у виставці у день виставлення рахунку.
Надати інформацію в каталог до 12 вересня 2018 р.
Замовити додаткове обладнання на стенд, якщо воно вимагається до 12 вересня 2018 р.
Здійснити повну оплату за участь у виставці до 14 вересня 2018 р.

* якщо протягом 2-х тижнів з дня виставлення рахунку-фактури передоплата не надходить, бронювання стенду анулюється.

Перший крок взаємодії учасника та організаторів при підготовці до виставки – це правильний вибір стенду.

ВИСТАВКОВІ СТЕНДИ
При замовленні виставкової площі – стенду можливі варіанти:

• Обладнаний виставковий стенд — площа, огороджена спеціальними виставковими конструкціями, включає в себе фризовий напис, килимове покриття, 1 стіл, 2 стільця, спот-лампу, електричну розетку, кошик для сміття.

• Необладнана виставкова площа — територія в залі, надається організатором під будівництво індивідуальних стендів. Вона без стендових конструкцій, килимового покриття, фризового напису, підключення до електрики, меблів.

За розташуванням щодо проходів виставковий стенд може бути:

 

Лінійний стенд.
Розташований у ряду з сусідніми стендами, для огляду експозиції
відкрита одна сторона.
Кутовий стенд.
Розташований у куті блоку – відкрито дві сторони.
Стенд півострів.
Відкрито три сторони для огляду експозиції.
   лин  ugl  po

 

Ваш стенд, незалежно від його розміщення (є він кутовим або лінійним), потрібно зробити помітним і привабливим для відвідувачів, а також максимально інформативним і зручним для Вашої роботи.

Необхідно, щоб Ваша продукція була помітна для відвідувачів, огляд не повинен закриватися людиною, яка працює на стенді, обладнанням і т. д.

Дуже добре, коли на стенді є “фішка” – експонат, який, ймовірно, приверне увагу відвідувачів.

Надмірна кількість продукції на стенді так само погана, як і її недостача.

Освітлення експонатів на стенді зайвим не буває – яскраве світло завжди привертає до себе увагу.

 

Розташування стенду на плані виставкового залу

Вибір місця, розмірів, типу і виду виставкового стенду залежить від цілей участі. Ми, як організатори, завжди з радістю допоможемо Вам з вибором. Звичайно, про це потрібно подбати заздалегідь, адже за місяць до початку виставки шансів забронювати бажане місце менше.

Місце розміщення стенду учасника виставки визначається на розсуд організатора, враховуючи Ваші побажання. Пріоритет у виборі виставкових площ надається в залежності від дати одержання заявки на участь у виставці та замовленої площі. Номери стендів на плані виставки можуть змінюватися, точний номер Вашого стенду буде відомий за 5 днів до початку виставки.
До виставки узгодьте з організаторами параметри стенду і сплануйте розміщення Вашої продукції і рекламних матеріалів. Подбайте про наявність, або замовте необхідне додаткове обладнання. Це полегшить Вам оформлення стенду та розміщення продукції в день заїзду на виставку.

 

Додаткове обладнання
Ви можете замовити на свою виставкову площу додаткове обладнання та конструкції.
Звертаємо Вашу увагу на те, що в день заїзду і під час роботи виставки додаткове обладнання, яке не було замовлено заздалегідь, надається на стенд у міру виконання попередніх замовлень і його складання. Тому час очікування обладнання може складати від 30 хвилин до 2,5 годин. Просимо Вас заздалегідь продумувати розміщення Вашої експозиції та необхідність додаткових меблів, розеток, гачків і т. д. І все необхідне обладнання замовити завчасно!

З питань інформації про замовлення додаткового обладнання, всіх технічних питань та для отримання прайс-листа на дод. обладнання звертайтеся до організаторів виставки.

Підготовка інформаційного та рекламного роздаткового матеріалу

Уточніть у організаторів прогнозовану кількість учасників та відвідувачів виставки. Заздалегідь підготуйте необхідну кількість рекламних листівок, візиток, прайсів. Кваліфіковані організатори відкрито надають наступну інформацію про виставку: статистичні показники кількості, а також складу відвідувачів та учасників, динаміку зростання виставки, напрямок інтересів потенційних клієнтів. Тому при виборі заходи зверніть увагу на статистику виставки за минулі роки.
МАРКЕТИНГОВІ ПОСЛУГИ І РЕКЛАМНІ МОЖЛИВОСТІ

Організатор виставки пропонує Вам скористатися додатковою можливістю просування Вашої компанії з використанням різних рекламних ресурсів:

• розміщення новини — анонсу компанії-учасника виставки на сайті і в групах в соц.мережах — безкоштовна послуга для всіх учасників виставки;

! Не забувайте! Ми завжди анонсуємо участь компаній на своєму сайті і в соцмережах – обов’язково надсилайте Ваш анонс, новини, презентацію Вашої участі у виставці, рекламні фотографії, пропозиції про співробітництво, новинки, конкурси, акції під час виставки і т. д. Анонси необхідно відправити до 10 вересня. 

• розміщення рекламного макету у друкованому каталозі, логотип на схемі виставки;

• розсилка Вашого анонсу (адресна з фактичними запрошеннями та електронна) по власній базі організатора;

• аудіореклама під час виставки. Уточніть у свого менеджера про додаткову рекламу в каталозі, можливості розсилки, аудіорекламу на виставці та інше.

Ви можете скористатися спонсорськими пропозиціями від організаторів виставки
Спонсорство — це виняткова можливість, яка дозволяє заявити про себе, як під час виставки, так і до її проведення, посилює маркетинговий ефект від участі, збільшує кількість відвідувачів на стенд і надає додаткові можливості для підтвердження лідируючого положення Вашої компанії на ринку.

Організатори виставки, враховуючи Ваші побажання, готові розробити і запропонувати Вам індивідуальний пакет додаткових рекламних можливостей! По питанню всіх рекламних опцій і вартості спонсорських пакетів Ви можете звернутися до організаторів виставки.
Ділові заходи на виставці

Ефективною можливістю залучення додаткової уваги до Вашої продукції, торговій марці є проведення майстер-класів, презентацій, семінарів від Вашої компанії під час виставки. Ми готові надати Вам майданчик і анонсувати до і під час виставки.

! Взаємодійте з організаторами, адже наша спільна мета – максимально ефективне участь кожного експонента.

Після того як Ви визначилися з типом площі, її розміром, необхідністю замовлення додаткового обладнання та маркетингових послуг, проведення ділових заходів в рамках виставки — Вам потрібно подати заявку на участь у виставці (не пізніше 11 вересня 2018 року).
Для цього Вам потрібно заповнити онлайн заявку на сайті виставки, або звернутися в оргкомітет із запитом на участь. Після чого максимально точно заповнити заявку та надіслати на електронну пошту.

Після подачі Вашої заявки Ви укладаєте з компанією-організатором договір. Вам буде виставлений рахунок, який включає в себе:

1. Реєстраційний внесок, який є обов’язковим платежем для всіх учасників, які вибрали як обладнану, так і необладнану виставкову площу. Сума реєстраційного внеску однакова для всіх учасників відповідного сектора виставки, вона не залежить від розмірів орендованої площі та включає в себе: загальні організаційні витрати, витрати на рекламну кампанію виставки, охорону, прибирання загальної площі (коридори між стендами), виготовлення бейджів, запрошень, випуск офіційного каталогу виставки, дипломів тощо, розміщення інформації про учасника в каталозі.

2. Суму оренди обладнаної або необладнаної виставкової площі згідно Вашій заявці.

3. Вартість необхідного Вам додаткового обладнання і замовлених Вашою компанією маркетингових послуг.

Після обробки заявки Вам буде надісланий договір, підписаний зі сторони організаторів. Підпишіть його, будь ласка, та надішліть організаторам виставки або передайте його під час заїзду на виставку. Якщо Ви не отримали договір, просимо повідомити про це до Вашого менеджера.

Звертаємо Вашу увагу! Акредитація учасників в день заїзду здійснюється за наявності укладеного договору та повної оплати.
Термін оплати

Для резерву стенду потрібно сплатити 30% від суми не пізніше 14-ти днів після виставлення організатором рахунку. Якщо протягом 2-х тижнів з дня виставлення рахунку-фактури передоплата не надходить – бронювання стенду анулюється.

Оплата повної вартості участі у виставці має бути здійснена у повному обсязі не пізніше 15 вересня 2018 р. Місце на виставці буде закріплено за учасником за умови отримання оплати в повному обсязі.

Всі платежі повинні здійснюватися банківським переказом на рахунок організатора. Всі витрати, пов’язані з банківськими переказами, сплачуються за рахунок учасника виставки — організатор не несе ніяких витрат, пов’язаних з банківськими переказами.
Порядок подачі інформації в каталог виставки

Для видання офіційного каталогу учасники подають інформацію, яка повинна включати:
• назва компанії;
• адреса, телефон, е-mail;
• стислу інформацію про основні напрями діяльності підприємства.
Термін подачі інформації в каталог до 12.09.2018 р.

РОБОТА З КЛІЄНТАМИ ДО ВИСТАВКИ

Участь у виставці – це маса можливостей. Насамперед — знайомства, корисні контакти, досвід та нові горизонти для збільшення продажів і розвитку бізнесу. Максимально ефективне участь у виставці може забезпечити виключно спільна робота організаторів та експонентів. Потрібно пам’ятати, що Ваш стенд на виставці — це Ваш виїзний офіс і шоу-рум. Тактильне сприйняття продукції і особистий контакт збільшує довіру до продавця, відповідно підштовхує до співпраці або здійснення покупки. Тому перед виставкою доцільно запросити на стенд своїх власних, діючих і потенційних клієнтів. Виставка-це чудовий привід нагадати про себе і зустрітися з ними.

! Надішліть персональний лист кожному своєму клієнтові з запрошенням відвідати Ваш стенд під час виставки.

! Зробіть сертифікат, який Ваш клієнт зможе обміняти на знижку або подарунок на Вашому стенді.

! Перед виставкою збільшіть свою активність у соцмережах, розміщуйте більше зацікавлюючого контенту і не забудьте запросити клієнтів відвідати Ваш стенд на виставці.

! Оновіть всю інформацію про Вашу компанію, продукцію, торгову марку на сайті і в соцмережах. Познайомившись з Вами на виставці, клієнти знайдуть Вас в інтернеті та продовжать формувати свою думку про бренд і продукцію.

 

МОНТАЖ ВИСТАВКИ
Заїзд учасників виставки здійснюється за день до початку виставки (25 вересня 2018 року з 12.00 до 20.00.) Якщо габарити Вашої продукції дозволяють ручне розвантаження, Ви можете скористатися входом до павільйону. Це прискорить процес заїзду. Якщо у Вас важке обладнання та продукція, Ви можете скористатися візком, який надається учасникам. У такому разі заїзд відбувається через вантажні ворота після реєстрації та отримання бейджів у адміністрації на стійці реєстрації.

Експонент приймає свій стенд у організатора з замовленим обладнанням. Кожен учасник самостійно розміщує свої виставкові експонати. При цьому небажано використовувати матеріали, які забруднюють виставкове обладнання (скотч, клей тощо). Заборонено механічну дію на металеві конструкції і панелі виставкового обладнання. При нанесенні ушкоджень з учасника стягується повна вартість пошкодженого елемента. Кріплення дозволено тільки на сітки, гачки і т. д., які монтуються шляхом підвісу за верхню частину панелі.
! Звертаємо Вашу увагу, що в день заїзду у зв’язку з особливостями процесу монтажу виставки на території павільйону можуть перебувати тільки повнолітні.

Замовлення будь-яких додаткових послуг під час монтажу-демонтажу, а також під час проведення виставки здійснюється тільки в оргкомітеті. Установка замовленого обладнання здійснюється після оплати у порядку черги замовлення.
Під охорону стенди та розміщені на них експонати приймаються 25 вересня з 20:00 до 21:00. Здача стендів під охорону обов’язкове. Якщо учасник залишає стенд раніше зазначеного часу, охорона і оргкомітет не несуть відповідальність за збереження майна учасника.
ДОСТУП НА ВИСТАВКУ
25 вересня з 12.00 до 20.00 на стійці реєстрації в 1-му павільйоні будуть видаватися бейджі учасників.
Бейдж є офіційним документом для безперешкодного входу учасникам на час проведення виставки з 26 по 29 вересня 2018 року. Кількість бейджів, виданих кожному учаснику, відповідає кількості, яка була вказана в заявці. Якщо у заявці не було вказано необхідну кількість бейджів на компанію, буде видано стандартна кількість 2 бейджа на кожні 6 кв. метрів.
Вхід на виставку для гостей і відвідувачів буде здійснюватися або за запрошеннями або за квитками на виставку, які можна придбати в квитковій касі при вході у виставковий зал по всі дні виставки.
РОБОТА НА ВИСТАВЦІ

• Зробіть свій стенд гостинним і відкритим — кожен відвідувач заслуговує уваги і ввічливого привітання. Дайте відвідувачу озирнутися (5-10 секунд), а потім делікатно почніть спілкування. Пам’ятайте, що відвідувачеві завжди легше зав’язати розмову з людиною, яка, так само як і він, стоїть. Користуйтеся почуттям гумору .Експоненту необхідно забезпечити достатньо місця на своєму стенді для демонстрації експозиції, поширення рекламних матеріалів та роботи з відвідувачами. Крім того, організувати роботу своєї експозиції таким чином, щоб не створювати перешкоди на проходах для вільного руху потоку відвідувачів, а також дотримуватися права інших експонентів і відвідувачів. Розміщення експонатів та рекламної продукції учаснику дозволено виключно в межах свого виставкового стенду, згідно з правилами пожежної безпеки.

• Намагайтеся не тільки розповісти про Ваші товари, а дайте можливість відвідувачу познайомитися з вашим товаром ближче, побути в ролі експерта. Відзначайте питання, які часто задають Вам відвідувачі та надалі включайте цю інформацію в свою презентацію про особливості товару. Також використовуйте цей зворотній зв’язок для подальшого розвитку, поліпшення якості, розширення асортименту продукції.

• Влаштовуйте конкурси, лотереї та розіграші. Це допоможе Вам залучити до свого стенду більше уваги відвідувачів і виглядати виграшно на тлі конкурентів.

• Зберіть контакти як у відвідувачів стенду, так і в інших учасників.

• Стежте за програмою виставки, відвідуйте семінари і спілкуйтеся з великою кількістю людей на виставці. Це збільшить Ваші шанси знайти потенційних клієнтів.

• Під час виставки не забудьте зачекінитися на заході. Слідкуйте за хештегом виставки в соцмережах і періодично розміщуйте свою інформацію з тим же хештегом. Мотивуйте відвідувачів також фотографуватися і чекінитися у Вас на стенді, заохочуйте їх приємними сюрпризами.

Харчування
Під час виставки на території Міжнародного виставкового центру працюють кафе і бари. Крім того, Ви можете замовити собі харчування в службі доставки, Ваше замовлення доставлять Вам до дверей виставкового комплексу.

Інтернет
У дні проведення виставки Ви можете скористатися інтернетом в офісі організаторів в павільйоні. Для цього зверніться до Вашого менеджера на виставці. Якщо Вам потрібен інтернет на стенд, ми рекомендуємо використовувати модем для мобільного інтернету. Також Ви можете замовити підключення персональної точки доступу до інтернету на стенді. Вартість послуги підключення до мережі інтернет вказана в заявці на сайті виставки. Дата подачі заявки на підключення інтернету – до 15 вересня.

Прибирання
Щодня, перед початком роботи виставки буде проводитися прибирання проходів між стендами. Індивідуальну прибирання стенду Ви можете замовити окремо до початку виставки, вказавши це в заявці.

Охорона
Під час роботи виставки охорона заступає на чергування з 18.00 до 19:00 26, 27 вересня та с 19:00 до 20:00 – 28 вересня. Виставкові стенди приймаються під охорону згідно з порядком їх розміщення у виставковому павільйоні. Вночі охорона буде чергувати у всі дні проведення виставки.

Охорона знімається щоденно – 26 вересня в 9:00, 27-29 вересня о 9:30. В цей же час двері павільйону будуть відкриватися. Після цього часу учасникам виставки необхідно самостійно подбати про збереження своїх речей і експозиції на стендах.Звертаємо Вашу увагу, що реклама і розміщення рекламних матеріалів виставкових заходів і компаній, які не беруть безпосередньої участі у цій виставці в межах всього виставкового простору категорично заборонена.

Парковка
Дозволений в день заїзду і проведення виставки вільний в’їзд і паркування автомобілів учасників на територію міжнародного виставкового комплексу.

Демонтаж виставки
В останній день проведення виставки всі роботи, пов’язані з демонтажем стенду (доставка на стенд тари, упаковки, а також вивезення експонатів та обладнання), не допускаються до початку демонтажу експозиції 29 вересня до 18.00. Попередній вивезення експозиції (до офіційного закриття виставки) узгоджується з організатором не менше ніж за 7 календарних днів до початку роботи виставки і підтверджується письмовим дозволом організатора. По закінченню виставки учасник здає всі конструкції та обладнання стенду в справному стані.

РЕГЛАМЕНТ РОБОТИ ВИСТАВКИ

25.09.2018 (вівторок) 16.00 – 20.00 Оформлення експозиції
20.00 – 21.00 Передача стенду під охорону
26.09.2018 (середа) 09.00 Зняття з охорони
10.00 – 18.00 Робота виставки
18.00 – 19.00 Передача стенду під охорону
27.09.2018 (четвер) 09.30 Зняття з охорони
10.00 – 18.00 Робота виставки
18.00 – 19.00 Передача стенду під охорону
28.09.2018 (п’ятниця) 09.30 Зняття з охорони
10.00 – 19.00 Робота виставки
19.00 – 20.00 Передача стенду під охорону
29.09.2018 (субота) 09.30 Зняття з охорони
10.00 – 18.00 Робота виставки
18.00 – 20.00 Демонтаж, вивезення експонатів

 

Для реєстрації перейдіть на сайт  виставки, що Вас цікавить, натиснувши на банер нижче.

Alltex_rus150Pict                       Handmade_expo                  flower200